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CGI - Coordenadoria de Gestão da Informação - FAQ

2024-07-31T17:50:34-03:00

Dúvidas sobre Documentos e Processos Eletrônicos

Sistema Suap - IFSP

Esclareça aqui suas dúvidas operacionais e conceituais sobre Documentos e Processos Eletrônicos no Suap. Clique em uma das seções abaixo para começar.

📄 Documentos Eletrônicos 📑 Processos Eletrônicos ? Dúvidas Gerais

Documentos Eletrônicos

Arquivos digitais criados, gerenciados e armazenados no sistema SUAP, que representam atos administrativos, comunicados oficiais, pareceres e outros tipos de documentos institucionais. Podem ser vinculados a processos eletrônicos e estão sujeitos a normas de segurança, privacidade e conformidade com as regulamentações em vigor, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a Lei de Acesso à Informação (LAI), para garantir o tratamento adequado das informações.

Use CTRL+F para inserir a palavra-chave e encontrar sua dúvida, ou leia todas as perguntas e, ao encontrar a sua dúvida, clique sobre a pergunta correspondente para acessar a resposta.

1. Como criar no Suap um documento eletrônico?

Para criar um documento eletrônico no Suap, você deve seguir um processo definido que inclui a seleção de um modelo de documento eletrônico adequado e o preenchimento das informações necessárias conforme as instruções do sistema. Para saber o passo a passo sobre como proceder, incluindo dicas e melhores práticas, consulte o tutorial: Adicionando Documento Eletrônico.

2. Quem pode criar um documento eletrônico no Suap?

A criação de documentos eletrônicos no Suap é permitida para qualquer servidor ativo e terceiros, desde que autorizados especificamente pelo chefe da área e pelo fiscal do contrato, respectivamente. Para entender melhor esse procedimento, consulte o tutorial: Atribuindo perfil para o servidor operar documentos e processos eletrônicos no Suap.

3. Embora trabalhe em uma coordenadoria, há situações em que preciso criar documentos ou processos em nome da minha diretoria. O sistema Suap permite que eu crie documentos e processos em áreas diferentes daquela em que atuo?

Sim, é possível. Mas você precisará obter autorização do servidor que ocupa uma posição de chefia na área de interesse. Esse gestor tem a capacidade de gerenciar quais pessoas ou setores estão habilitados a criar documentos e processos em nome da área. Para ser adicionado, solicite a este servidor que aprove e insira no cadastro de Gerenciamento de Perfis o seu usuário para a criação de documentos e processos.

4. O rodapé do documento, que não pode ser editado, necessita exibir informações como telefone, endereço e e-mail. Como devo proceder?

Os dados de telefone e endereço são automaticamente trazidos de tabelas pré-alimentadas no sistema SUAP, por determinadas áreas responsáveis por esses procedimento. (Ver tabela da pergunta 7).

Cada dado corresponde a uma 'variável' que é inserida no rodapé dentro do Tipo de Documento, local no sistema em que o usuário não tem acesso, pois se trata de uma etapa anterior à criação da máscara do modelo de documento eletrônico. Essa variável reflete as informações associadas ao usuário criador do documento.

Para a informação do e-mail não existe uma variável automatizada para inclusão no rodapé de documentos no SUAP. Portanto, se necessário, essa informação deve ser inserida por digitação no corpo do documento.

Caso haja necessidade de inserir informações no rodapé, que possuam variáveis correspondentes, você deve enviar sua demanda por meio de um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Instruções para abertura de chamados podem ser encontradas no tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

5. Quem insere/atualiza os cadastros que estão relacionados às "variáveis" dos modelos de documentos eletrônicos?

Telefones da área: é efetuado pelo chefe da área (Sistema Suap / Gestão de Pessoas / Setores / Gerenciar Telefones)
Endereço da Instituição: é efetuado pela área de Gestão de Pessoas (Sistema Suap / Gestão de Pessoas / Campi)

Clique sobre Tabela e conheça todas as variáveis possíveis e qual a área gestora responsável pela atualização dos cadastros das informações que são impressas por meio dessas "variáveis".

6. É possível configurar o preenchimento automático para inserir, por exemplo, o Número do SIAPE diretamente no documento que estou criando?

O preenchimento automático de certos dados no documento depende das variáveis especificadas, as quais são representadas por chaves duplas, por exemplo, {{nome_da_variável}}.
Para o módulo de documentos eletrônicos, estão disponíveis as seguintes 17 variáveis, conforme Tabela.

Lembre-se que, para qualquer demanda relacionada a modelos de documentos eletrônicos, é necessário abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. As instruções para abertura de chamados estão disponíveis no tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

7. Criei um documento eletrônico no Suap. Posso excluí-lo?

Você pode excluir (remover) o documento da base de dados se ele ainda não estiver assinado. Caso o documento já esteja assinado e apresente erros, você pode cancelar, mas é necessário fornecer uma justificativa. Após o cancelamento, o documento permanecerá arquivado na base de dados do Suap.

Figura 1 - Imagem Suap - Documento ainda não assinado: Botão 'Remover'

Figura 2 - Imagem Suap - Documento assinado e finalizado: Botão 'Cancelar'

8. Como faço para remover a solicitação de assinatura de um documento eletrônico?

As instruções detalhadas para esse procedimento são encontradas no tutorial: Removendo Solicitação de Assinatura de um Documento Eletrônico.

9. Como vinculo um documento a outro no sistema?

No Suap, você pode vincular dois ou mais documentos eletrônicos. Essa funcionalidade permite duas ações principais: aditivar ou revogar documentos existentes. Para obter instruções detalhadas sobre como realizar essas operações, consulte o tutorial: Vinculando Documentos

10. Qual é a diferença entre um documento eletrônico 'concluído' e 'finalizado' no sistema?

Concluído:

Permite retornar ao status de rascunho para possibilitar edições, incluindo ajustes no texto e nos dados básicos.
Oferece visualização para impressão em PDF, permitindo verificar se a formatação de margens, tamanho e cor da fonte está adequada.
Possibilita a solicitação de revisões e assinaturas necessárias.
Pode ser removido da base do Suap.

Finalizado:

Indica que o documento já foi assinado e, portanto, não permite mais nenhuma alteração.
A finalização é essencial para que o documento possa ser incorporado a um processo.
Embora o documento finalizado não possa ser editado, ele pode ser cancelado se justificado o motivo, porém permanecerá na base do Suap.

11. Como posso criar um modelo de documento eletrônico?

Desde setembro de 2021, a criação de modelos de documentos eletrônicos está sob a responsabilidade da coordenadoria gestora do módulo de documentos e processos eletrônicos. Para solicitar a criação de um modelo, você deve abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. A solicitação será avaliada e, caso você não seja o gestor do processo de trabalho relacionado ao assunto (por exemplo, assuntos ligados à Aposentadoria são gerenciados pela área de Pessoal da Reitoria), um representante da área gestora será inserido no seu chamado para aprovar ou rejeitar o pedido. Se o pedido for aprovado, ou se originar diretamente do gestor responsável, o modelo será criado e disponibilizado no Suap.

Instruções para a abertura de chamados estão disponíveis no tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

12. Preciso fazer um documento eletrônico do Tipo Memorando, porém não encontro nenhum modelo no Suap. Como devo proceder?

Em março de 2019 o IFSP deixou de utilizar o tipo de documento "Memorando", substituindo-o pelo tipo "Ofício".

As orientações sobre esta mudança constam do Manual de Redação da Presidência da República (pág. 27):

'5 O padrão ofício Até a segunda edição deste Manual, havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o objetivo de uniformizá-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam o que chamamos de padrão ofício. A distinção básica anterior entre os três era: a) aviso: era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia; b) ofício: era expedido para e pelas demais autoridades; e c) memorando: era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Atenção: Nesta nova edição ficou abolida aquela distinção e passou-se a utilizar o termo ofício nas três hipóteses. A seguir, será apresentada a estrutura do padrão ofício, de acordo com a ordem com que cada elemento aparece no documento oficial.'

13. Como posso sugerir alterações em um modelo de documento eletrônico?

a) Realize as alterações necessárias diretamente em um documento gerado a partir do modelo ativo no SUAP. Evite clonar; crie um novo documento e não o assine, permitindo que ele seja excluído da base após a resolução do chamado. Certifique-se de que o texto atenda às necessidades da área.

b) Compartilhe o documento com a CGI-DDI, concedendo permissões de leitura e edição. Esse método é mais eficaz e seguro para atualizar informações, pois permite acesso direto ao código fonte, facilitando a transferência das alterações para o modelo existente. Isso reduz a necessidade de instruções detalhadas sobre exclusões ou adições no chamado. Basta fornecer o link do documento compartilhado.

c) No chamado, informe claramente o tipo de documento, o nome completo do modelo conforme registrado no SUAP, assim como o link do documento compartilhado, evitando, desta forma, confusões sobre qual modelo atualizar.

d) Seja cauteloso com a inclusão de dados pessoais ou sensíveis nos modelos. Conforme apontado pelo TCU, é crucial adequar os documentos eletrônicos para evitar a exposição desnecessária de dados sensíveis. Para mais informações, consulte o comunicado da CGI disponível em: link.

Lembre-se: evite assinar documentos criados apenas para chamados, pois eles contêm dados não válidos que permanecerão no SUAP se assinados. Documentos não assinados podem ser removidos da base.

Instruções para a abertura de chamados estão disponíveis no tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

14. Como solicitar assinatura em um documento eletrônico?

As instruções detalhadas para esse procedimento são encontradas no tutorial: Solicitando Assinatura em um Documento Eletrônico.

15. Documento Digital e Documento Eletrônico. Qual(is) a(s) diferença(s)?

Uma boa analogia para entender a diferença entre um documento digital e um documento eletrônico é compará-los com a diferença entre uma fotografia digitalizada e uma fotografia em um perfil de rede social.

Documento Digital: É como uma fotografia digitalizada. Quando você digitaliza uma foto, transforma uma imagem física (analógica) em um formato que pode ser armazenado e visualizado em dispositivos eletrônicos, como computadores ou smartphones. O documento digital é essencialmente uma representação eletrônica de um documento físico. Ele existe em formato digital, mas não necessariamente possui funcionalidades adicionais além de sua visualização.

Documento Eletrônico: Comparável à fotografia em um perfil de rede social. Não só é digital (ou seja, pode ser visto em dispositivos eletrônicos), mas também é integrado em um ambiente onde possui mais funcionalidades, como tags, comentários e compartilhamento. Um documento eletrônico é criado, armazenado, gerenciado e comunicado por meios eletrônicos, e muitas vezes é interativo ou integrado a sistemas que permitem processos como assinatura eletrônica, fluxos de trabalho automáticos e conexão direta com outros documentos e sistemas eletrônicos.

Portanto, enquanto o documento digital é uma simples transformação de um formato físico para um formato que máquinas podem ler, o documento eletrônico é parte de um sistema mais amplo e interativo, proporcionando maior funcionalidade e integração com outras tecnologias digitais.

16. Qual a diferença entre Modelo de Documento Eletrônico e Documento Eletrônico?

Um Modelo de Documento Eletrônico funciona como um padrão predefinido dentro do sistema, contendo uma estrutura básica e, muitas vezes, textos padrão que você pode personalizar inserindo informações específicas. Já o Documento Eletrônico é o documento final que você cria usando este modelo no SUAP. Para aprender a criar um documento eletrônico, consulte o tutorial: Adicionando Documento Eletrônico.
Atenção: Evite realizar testes de emissão de documentos no SUAP, pois este é um ambiente de produção e todas as ações são registradas permanentemente. Caso ainda tenha dúvidas sobre como gerar um documento eletrônico no SUAP após consultar o tutorial, abra um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Instruções para abrir chamados estão disponíveis no tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

17. O setor onde preciso emitir o documento não aparece no campo “Setor Dono”. O que fazer?

Ao criar um documento eletrônico no Suap, o campo “Setor Dono” exibe os setores nos quais você tem permissão para operacionalizar documentos. O setor visível por padrão, geralmente, é aquele no qual você está lotado. No entanto, por necessidade institucional, pode ser necessário emitir documentos em nome de outras áreas ou comissões.
Se, ao clicar no campo “Setor Dono”, o setor desejado não aparecer na lista suspensa, isso indica que você ainda não tem permissão para operacionalizar documentos eletrônicos naquele setor.
Nesse caso, solicite ao responsável pela área ou comissão que atribua a você o perfil de operador de documentos eletrônicos (Leitura e/ou Edição, conforme definição do gestor) no Suap.
Oriente o responsável pela área que as instruções para essa atribuição estão disponíveis no tutorial: Atribuindo perfil para o servidor operar documentos e processos eletrônicos no Suap.

18. Eu consigo tramitar um documento sem estar vinculado a um processo?

No sistema, a "tramitação" refere-se especificamente aos processos eletrônicos, os quais são enviados para outros setores ou usuários e ficam inacessíveis para edição por parte do remetente até que sejam devolvidos. Em contrapartida, os documentos eletrônicos funcionam com base em um sistema de "compartilhamento". É possível compartilhar documentos com outros usuários, permitindo que eles acessem e editem o documento simultaneamente. No entanto, essa possibilidade de edição compartilhada só é viável enquanto o documento não for assinado. Uma vez assinado, não poderá mais ser editado nem compartilhado para edição.

Portanto, embora um documento possa ser compartilhado, a tramitação de um documento autônomo, sem estar vinculado a um processo, não é possível.

Vale ressaltar que para integrar um documento a um processo, ele precisa estar assinado e finalizado, cumprindo os requisitos para ser parte do trâmite processual.

19. Como faço para compartilhar um documento eletrônico?

Para compartilhar um documento eletrônico no Suap, você pode definir o tipo de acesso que outros usuários e/ou setores terão ao documento. As opções disponíveis são "somente leitura" ou "leitura e edição". A escolha dependerá da sua necessidade de permitir que outros editem o documento ou apenas visualizem. Para instruções detalhadas sobre como configurar o compartilhamento de documentos, consulte o tutorial: Compartilhando Documento Eletrônico no Suap.

20. Após digitar e salvar o texto do meu documento, percebi que são necessários alguns ajustes. Como posso editar um documento eletrônico no Suap?

Para editar um documento eletrônico no Suap, ele não pode estar assinado. Para obter instruções detalhadas sobre como realizar essas edições, consulte o tutorial: Adicionando Documento Eletrônico. Para acessar a seção específica sobre edição, clique sobre este link.

21. Como concluir um documento eletrônico no Suap?

Para concluir um documento eletrônico no Suap, siga as etapas detalhadas no tutorial Adicionando Documento Eletrônico. Este guia inclui desde a criação até a finalização do documento. Após concluir, você ainda tem a opção de retornar o documento ao status de rascunho para fazer edições adicionais, se necessário. Entretanto, uma vez que o documento é assinado, não será mais possível editá-lo. Para acessar a seção específica sobre conclusão, clique sobre este link.

22. Por que é necessário finalizar um documento após a sua assinatura?

A finalização de um documento é um requisito para que ele possa ser autuado em um processo eletrônico. Antes de finalizar, o documento pode ser compartilhado exclusivamente para coletar assinaturas adicionais. Por exemplo, em uma ata de reunião: após a primeira assinatura, o documento não pode mais ser editado. Até que todos os membros designados assinem, o sistema impede a finalização do documento, mantendo-o em aberto para completar o ciclo de assinaturas. Caso seja necessário cancelar uma solicitação de assinatura — sem afetar a validade do documento — instruções detalhadas podem ser encontradas no tutorial: Removendo Solicitação de Assinatura de um Documento Eletrônico.

23. Como remover um documento do Suap?

Você pode remover um documento eletrônico da base do Suap em qualquer etapa antes da assinatura. Para fazer isso, siga os passos abaixo:

a) Clique no botão vermelho "Remover".

b) Um pop-up de confirmação será exibido. Confirme a ação clicando em "OK".

Veja nas figuras abaixo como esses passos aparecem no Suap:

Figura 1: Botão Remover

Figura 2: Pop-up de confirmação

Ao confirmar, uma mensagem indicará que o documento foi removido com sucesso.

24. Como solicitar a assinatura de um grupo de pessoas pré-definido em documentos eletrônicos de comissões, comitês, colegiados, entre outros?

Atualmente, o Suap não oferece a funcionalidade de solicitar assinaturas em lote. Para solicitar assinaturas de um grupo de pessoas pré-definido, você deve proceder buscando e adicionando os nomes dos assinantes individualmente. Cada nome deve ser inserido e confirmado no campo apropriado, conforme descrito nas orientações detalhadas disponíveis no tutorial: Solicitando Assinatura em um Documento Eletrônico.

Nota: Um pedido para implementar a funcionalidade de assinatura em lote já foi encaminhado à equipe de TI e está em análise.

25. É possível estabelecer uma ordem obrigatória para as assinaturas em um documento eletrônico?

Sim, o Suap permite definir uma sequência específica na qual as assinaturas devem ser coletadas, garantindo que o processo de assinatura ocorra na ordem correta e conforme necessário. Para configurar essa ordem e entender como proceder com as solicitações de assinatura, consulte o tutorial: Solicitando Assinatura em um Documento Eletrônico.

26. Como copiar ( Clonar ) um documento eletrônico existente para a criação de um novo documento?

A funcionalidade de clonagem no sistema permite ao usuário criar uma cópia exata de um documento eletrônico previamente elaborado, com o objetivo de utilizá-lo como base para um novo documento. Esse recurso é especialmente útil em casos de conteúdos recorrentes, como comunicados internos ou documentos administrativos padronizados.

Atenção: desde 02/06/2025, o sistema passou a impedir a clonagem de documentos vinculados a modelos (templates) que já foram atualizados após a criação do documento original. Ou seja, só é possível clonar documentos cujo modelo esteja na mesma versão vigente no momento da tentativa de clonagem.

Essa trava foi implementada para evitar que usuários criem documentos baseados em versões desatualizadas, que poderiam estar em desacordo com as normas atuais, os layouts institucionais ou as exigências legais. Portanto, se a opção de clonagem não estiver disponível para determinado documento, significa que o modelo associado a ele foi atualizado após sua criação. Nesses casos, deve-se criar um novo documento a partir do modelo atualizado no sistema.

Para orientações práticas sobre o procedimento, consulte o tutorial: Clonando um Documento Eletrônico.

27. Como finalizar um documento eletrônico?

Para finalizar um documento eletrônico no Suap, ele tem que estar assinado.Para obter instruções detalhadas sobre como realizar os passos desde a criação até a finalização, consulte o tutorial: Adicionando Documento Eletrônico. Para acessar a seção específica sobre finalizar, clique sobre este link.

28. É possível verificar as ações realizadas em um documento eletrônico?

Sim. Do lado direito da tela existe uma cronologia informando os registros de ações realizadas no documento. Veja a imagem abaixo, que mostra as informações que o sistema fornece e mantém ao longo de todo o ciclo de vida do documento eletrônico.

29. A assinatura digital ou eletrônica em um documento digital tem valor legal?

Sim, nos documentos do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP) por meio do Sistema SUAP, a assinatura é realizada eletronicamente utilizando usuário e senha. Esta forma de assinatura eletrônica garante a autenticidade e integridade dos documentos dentro do sistema, atendendo aos requisitos legais (Lei nº 14.063 de 23 de setembro de 2020) e proporcionando um nível adequado de segurança e confiabilidade.

Embora a assinatura eletrônica utilize um método mais simples em comparação à assinatura digital com certificado, do tipo ICP-Brasil, ela ainda assegura que os documentos eletrônicos tenham validade jurídica, especialmente no contexto administrativo do IFSP. No entanto, para documentos que exijam um nível mais elevado de segurança, a assinatura digital com certificado digital pode ser necessária.

30. Um documento eletrônico fica guardado no SUAP para sempre?

Não. Vai depender da classificação do tipo de documento eletrônico, de acordo com a Tabela de Classificação do Conarq - Conselho Nacional de Arquivos do Governo Federal.

31. É possível alterar o cabeçalho e rodapé de um documento eletrônico?

Não. O usuário não tem a possibilidade de alterar o cabeçalho e o rodapé do documento eletrônico, pois essas informações padronizam o tipo de documento e atribuem uma identidade aos documentos do IFSP (por exemplo, Ata, Edital, Ofício). Essas informações são parametrizadas previamente durante a confecção do modelo de documento eletrônico, garantindo a uniformidade e a conformidade com os padrões internos.

32. É normal que, no editor de texto do Suap, o conteúdo de um documento eletrônico (tabela / texto) pareça desconfigurado na tela do computador, mas fique correto na impressão ou exportação?

Ao utilizar o editor de texto do SUAP para criar um documento eletrônico, é comum que o documento pareça desconfigurado na tela devido às diferenças na forma como os navegadores e processadores de texto interpretam o conteúdo. No entanto, ao exportar o documento para PDF ou imprimi-lo, as margens e o formato geralmente ficam corretos. Isso significa que o que se vê na tela é uma representação que pode não coincidir exatamente com o formato final obtido na impressão ou exportação para PDF. Esse comportamento é normal e não deve ser motivo de preocupação, desde que o resultado final, seja ele impresso ou em PDF, esteja corretamente formatado de acordo com os padrões necessários. Para obter mais informações, consulte o tutorial: Corrigindo a Formatação do Documento Eletrônico.

Caso o documento ainda esteja desconfigurado após a impressão ou exportação para PDF, é recomendável abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital (consulte o tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital).

Lembre-se de que a verificação do ajuste do texto/tabela dentro das margens (alinhado ao cabeçalho do documento) deve ser realizada sempre antes de assiná-lo, pois, após a assinatura, não será mais possível fazer qualquer tipo de correção, já que o documento não poderá mais ser editado.

33. Alguns modelos de documentos eletrônicos vêm com alguns textos marcados ou coloridos? O que deve ser feito com eles?

É comum que, em modelos de documentos eletrônicos, alguns trechos venham destacados em cores diferentes ou marcados textualmente com amarelo, vermelho, cinza ou outra cor. Esses destaques indicam áreas onde é necessário inserir informações específicas ou adicionar conteúdo relacionado ao documento. Após preencher as informações solicitadas ou escrever o conteúdo necessário, é importante remover esses destaques para manter a formalidade e a padronização do documento. Para isso, selecione o texto, altere a cor da fonte para o preto e remova os destaques coloridos antes de assinar o documento. Para obter mais informações, consulte o tutorial: Corrigindo a Formatação do Documento Eletrônico.

34. Às vezes, no modelo de documento eletrônico aparecem textos entre chaves duplas: {{ xxx }}, o que é isso?

Essas chaves duplas {{ xxx }} indicam a presença de uma variável inserida no Modelo de Documento Eletrônico. Essas variáveis funcionam como marcadores de posição, que serão automaticamente substituídos por informações específicas quando o documento for concluído. Por exemplo, ao visualizar {{ usuário_nome }}, essa variável será substituída pelo nome do usuário que estiver criando o documento. Se o documento precisar conter outra informação no lugar da variável, você pode simplesmente apagar as chaves duplas {{ }} e o texto entre elas, e digitar a nova informação.

35. Uma variável do documento eletrônico pode ser apagada?

Sim. Caso o dado inserido automaticamente não esteja adequado ao contexto do documento, você pode simplesmente apagar as chaves duplas {{ }} e o texto entre elas, e digitar a informação necessária.

36. Como posso substituir a informação trazida por uma variável no modelo de documento eletrônico? Por exemplo: substituir o meu nome pelo do meu chefe, já que estou criando o documento em nome dele?

Se a informação trazida por uma variável não corresponder ao contexto desejado, você pode apagar as chaves duplas {{ }} e o texto entre elas, substituindo pela informação necessária.

37. Tenho um documento eletrônico que é recorrente. Existe alguma forma de aproveitar o preenchimento já realizado anteriormente?

Sim, você pode utilizar a funcionalidade 'Clonar'.

A clonagem permite criar uma cópia exata de um documento existente, sendo ideal para documentos frequentemente utilizados ou para situações recorrentes.

Com este recurso, você pode editar a cópia e utilizá-la como ponto de partida, sem precisar recriar todas as informações do zero.

Atenção: Antes de optar pela clonagem, verifique se o documento original foi gerado a partir da versão mais recente do modelo disponível no sistema. Embora a clonagem seja prática e eficiente, é crucial garantir que o documento base esteja atualizado para manter a relevância e conformidade do conteúdo. Caso o modelo tenha sido recentemente atualizado pelo gestor, considere criar um novo documento a partir do modelo original para garantir que todas as informações estejam alinhadas às últimas mudanças na legislação ou em outros parâmetros relevantes.

Para aprender a realizar a clonagem, consulte o tutorial: Clonando um Documento Eletrônico.

38. Como anexar um documento eletrônico a um processo eletrônico?

Premissa: Para que um documento eletrônico seja inserido em um processo eletrônico, ele deve estar assinado e finalizado. Você pode adicionar o documento eletrônico a processos eletrônicos já existentes ou abrir um novo processo eletrônico. Consulte o tutorial: Abrindo um Processo Eletrônico.

39. Como adicionar interessados ao meu documento eletrônico?

Para adicionar interessados ao seu documento eletrônico, você deve compartilhá-lo. Consulte o Tutorial: Compartilhando Documento Eletrônico no Suap para saber como realizar esse procedimento.

40. Consigo associar revisor(es) a um documento eletrônico?

Sim, ao concluir o documento, aparecerá o botão "Solicitar". Clique em "Revisão". Abrirá uma janela para a busca do(s) nome(s) da(s) pessoa(s) que deverá(ão) revisar o documento. Ao localizar o(s) nome(s), clique sobre ele(s) para fixá-lo(s) no campo "Revisor:". Preencha o campo "Observação" e clique no botão "Enviar". À direita do documento, aparecerá o registro da(s) pessoa(s) para a(s) qual(is) foi solicitada a revisão.

41. Um documento eletrônico já finalizado pode ser excluído ou apagado?

Um documento finalizado, ou seja, assinado, não pode ser excluído ou apagado da base do Suap. No entanto, é possível alterar seu status para "Cancelado", desde que a necessidade dessa ação seja devidamente justificada.

42. Para que serve o Dashboard de Documentos Eletrônicos do Suap?

O Dashboard de Documentos Eletrônicos do Suap é uma interface visual centralizada que funciona como um ponto único onde informações relevantes são coletadas e exibidas de forma clara e acessível. Em vez de o usuário precisar navegar por várias partes do sistema para obter informações sobre seus documentos, o Dashboard centraliza tudo em um só lugar. Isso inclui dados como o número de documentos pessoais, documentos pendentes de assinatura, revisões, entre outros, permitindo que o usuário tenha uma visão completa e rápida de seu status no sistema.

Essa centralização facilita a gestão e o acesso à informação, economizando tempo e melhorando a eficiência no uso do sistema.

43. Como procurar um documento eletrônico específico?

Você pode realizar a busca pelo 'Dashboard de Documentos Eletrônicos' ou acessando a opção 'Documentos Eletrônicos' e clicando em 'Documentos'. Para mais detalhes, consulte o tutorial: Buscando um Documento Eletrônico no Suap.

44. Como visualizar facilmente os documentos eletrônicos que necessitam de alguma ação minha?

Para localizar rapidamente os documentos que precisam da sua atenção, consulte os contadores nas seções de "Assinaturas" e "Revisões" no Dashboard. Em seguida, clique nos links em "Meus Documentos Pendentes" para acessar diretamente os documentos correspondentes. Para mais detalhes, consulte o tutorial: Buscando um Documento Eletrônico no Suap.

45. Onde encontro mais informações de como operacionalizar Documentos Eletrônicos no Suap?

Para acessar todo o conteúdo disponível sobre Documentos Eletrônicos, visite Manuais IFSP, onde a CGI-DDI disponibiliza e atualiza regularmente as informações. Acesse diretamente o link: Gestão da Informação - CGI. Além disso, você pode explorar este FAQ, onde muitas dúvidas já foram respondidas. Se ainda assim não encontrar a resposta que procura, abra um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Saiba como fazer isso consultando o tutorial: Abrindo chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.

46. Existe alguma página institucional que trate de documentos eletrônicos?

Sim, esta página de Perguntas Frequentes (FAQ) é a principal referência institucional para o tratamento de documentos eletrônicos no IFSP. Aqui você encontra respostas detalhadas e links para tutoriais preparados na plataforma Manuais IFSP, que cobrem a maioria das etapas e procedimentos necessários. Explore todas as demais perguntas e utilize os links fornecidos para acessar os recursos completos.

47. Como pedir auxílio ou suporte quando tenho um problema na utilização de um documento eletrônico e não consigo encontrar a resposta neste FAQ ou nos tutoriais disponíveis em Manuais IFSP?

Se, após consultar este FAQ e os tutoriais disponíveis em Manuais IFSP, você ainda não encontrar a resposta que procura, deve abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Saiba como fazer isso consultando o tutorial: Abrindo chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.

48. Como dar sugestões de melhorias nos documentos eletrônicos?

Sugestões de melhorias no Módulo de Documentos Eletrônicos são sempre bem-vindas. Caso tenha alguma sugestão, entre em contato conosco abrindo um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Saiba como fazer isso consultando o tutorial: Abrindo chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.

49. Por que não consigo mais criar ou clonar alguns documentos no Suap com nível de acesso sigiloso?

A partir de dezembro de 2024, foi desativada a opção de nível de acesso "Sigiloso" para determinados modelos de documentos eletrônicos no Suap.

Essa mudança foi motivada pelo uso inadequado do nível "Sigiloso" em documentos que não atendiam aos critérios estabelecidos pela Portaria Normativa nº 113/2024, de 11 de dezembro de 2024, especificamente os definidos em seus Artigos 10 e 11.

Conforme esses artigos, o nível de acesso "Sigiloso" deve ser aplicado apenas a documentos cujo conteúdo exige proteção específica relacionada à segurança institucional ou dados sensíveis, em conformidade com a Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação). A desativação para determinados modelos busca garantir que o sigilo seja utilizado com o devido critério e em alinhamento com as normas legais e institucionais.

Documentos anteriormente emitidos com modelos cujo nível "Sigiloso" foi desabilitado não poderão ser clonados.

Alerta importante:

Para evitar a prática inadequada de alterar o conteúdo de modelos de documentos, que pela finalidade mantêm a opção de nível sigiloso ativada, como forma de atender a necessidade da restrição de acesso ao conteúdo do documento que você necessita criar, desde que a finalidade do teu documento esteja em conformidade com os critérios de restrição estabelecidos pela portaria, solicite a criação de um modelo de documento específico. Com isto, você estará garantindo o respeito às diretrizes institucionais e legais, além da conformidade com as regras de temporalidade, guarda e destinação estabelecidas pelo CONARQ, evitando irregularidades no tratamento documental.

Para solicitar a criação de um modelo de documento eletrônico, o usuário deve abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital, incluindo a justificativa. O pedido será avaliado pelo gestor responsável, como o Gabinete da Reitoria, no caso de documentos como ofícios. Após a análise, se aprovado, um novo modelo será criado. Saiba como abrir um chamado, consultando o tutorial: Abrindo chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.

50. Não estou visualizando o botão “Adicionar Documento de Texto” na tela Documentos de Texto dentro do módulo Documentos Eletrônicos. O que fazer?

Quando ocorrer a ausência do botão “Adicionar Documento de Texto”, significa que você é um usuário terceirizado ou estagiário prestando serviços no IFSP e ainda não foi inserido no Grupo de Usuários para operar documentos eletrônicos. Portanto, solicite à chefia da área ou servidor autorizado para abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital, solicitando o cadastramento dos teus dados (nome completo / CPF) no Grupo de Usuários: “Administração:: Documentos Eletrônicos”.

As instruções para abertura do chamado estão disponíveis no seguinte tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital .

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Processos Eletrônicos

Fluxos administrativos digitais no sistema SUAP, projetados para garantir a tramitação eficiente entre setores do IFSP e, futuramente, com órgãos participantes do Tramita.Gov, atualmente em fase de ajustes. Esses processos visam responder de forma organizada e rastreável às demandas administrativas, assegurando transparência, conformidade com as normas institucionais e a proteção de dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Use CTRL+F para inserir a palavra-chave e encontrar sua dúvida, ou leia todas as perguntas e, ao encontrar a sua dúvida, clique sobre a pergunta correspondente para acessar a resposta.

1. Que tipos de processos devo utilizar?

Isso vai depender do assunto e se ele justifica a instauração de um processo eletrônico.

Ao criar um processo no Suap, o sistema apresenta uma lista de tipos pré-cadastrados, já configurados com parâmetros básicos como nível de acesso padrão, a classificação arquivística, que atende as diretrizes do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das atividades-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e os critérios específicos para atividades-fim, conforme estabelecido para as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) e, em muitos tipos, você encontra, também, as instruções para autuação.

Caso o tipo de processo que você está procurando não esteja disponível, você pode solicitá-lo por meio de abertura de um chamado na Central de Serviços – IFSP Digital, que consultará a área gestora responsável. Se aprovado, a Central providenciará a criação desse novo tipo ou indicará um já existente que atenda às suas necessidades. Instruções para abertura de chamados podem ser encontradas no tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.

2. Adicionei um comentário ao processo eletrônico e percebi que a informação estava incorreta. Posso removê-lo?

Não. O que pode ser feito é inserir um novo comentário retificando-o.

3. Quando abro um processo relacionado a um determinado tipo de assunto, preciso compartilhá-lo com diversos setores interessados. Como posso realizar esse compartilhamento de forma eficaz?

Desde 25/07/2024, foi implementada a funcionalidade no Sistema SUAP que permite a inclusão de setores interessados em lote no processo eletrônico. Essa ferramenta facilita o trabalho, reduzindo o tempo necessário para adicionar cada setor individualmente. Para mais detalhes, consulte o tutorial: Abrindo um Processo Eletrônico.

4. Os tipos de processos Pessoal: não estão aparecendo para os servidores do setor de criação? Por que?

Para obter os esclarecimentos necessários sobre essa nova funcionalidade, leia o Comunicado 16/2024 de 22/08/2024, emitido pela DGP-Reitoria, que trata dos "Processos eletrônicos anônimos em sua origem".

5. Percebi que, atualmente, os processos estão exigindo a anexação de documentos para tramitação. Anteriormente, em alguns casos, o andamento era informado apenas por meio do despacho, sem a necessidade de incluir nenhum documento. Houve alguma alteração nesse procedimento?

Sim, a partir de 16/09/2024, o SUAP passou a exigir a anexação de pelo menos um documento para permitir a tramitação de processos eletrônicos. Essa mudança foi implementada para garantir a formalidade e a rastreabilidade do processo, seguindo uma lógica semelhante à do Tramita GOV.BR.

O conceito de processo compreende a sequência de etapas que envolve:

a) criação,

b) registro,

c) organização,

d) armazenamento,

e) acesso,

f) uso,

g) tramitação, e

h) disposição final de um ou mais documentos em uma organização.

O que motivou essa ação?

Até 2023, foram registrados cerca de 16 mil processos vazios no SUAP, sendo mais de 12 mil já finalizados sem qualquer documento anexado. Até outubro de 2024, mais de 1.500 processos foram abertos sem documentos, e a CGI está analisando a possibilidade de eliminar da base de produção esses processos vazios já finalizados.

Portanto, essa alteração no sistema visa evitar a criação de novos processos sem documentos e corrigir essa prática.

No entanto, para atender a necessidades específicas de algumas áreas, como o ensino, ainda existe a possibilidade de abrir processos pela guia Requerimentos existente na opção de Processos Eletrônicos do SUAP. Ao utilizar esse caminho, o sistema gera automaticamente um documento que é anexado ao processo. Para mais detalhes, consulte o tutorial: Abrindo um Processo Eletrônico pela Guia Requerimentos no Suap.

6. Como abrir um processo eletrônico no Suap?

Para saber como abrir um processo eletrônico no SUAP, siga este Tutorial, que explica todos os passos necessários.

7. Onde posso acessar os processos abertos até 15/04/2018, considerando que a partir de 16/04/2018 os processos passaram a ser eletrônicos no SUAP?

Você pode consultar os processos anteriores à implantação do processo eletrônico no SUAP, referentes ao período de 01/12/2007 até 15/04/2018, na guia de Processos Físicos do próprio SUAP. Para aprender como fazer essa consulta, acesse o tutorial: Consulta a Processos do IFSP - abertos a partir de 01/12/2007 até 15/04/2018.

8. Limite de caracteres em campos de Motivo/Justificativa: Como lidar?

Ao solicitar juntada de documentos ou ciência, os despachos inseridos nos campos de Motivo/Justificativa podem ter um limite de caracteres que, às vezes, é insuficiente para detalhar todas as informações necessárias. Se você se encontra nessa situação, como pode contorná-la?

Solução: Crie um documento à parte (ofício) contendo todas as informações detalhadas. Anexe este documento ao processo e, nos campos de Motivo/Justificativa, indique "Vide documento anexo [nome do documento] para detalhes e especificações."

Dica: Nomeie o documento de forma clara e objetiva para facilitar a identificação no processo.

9. É possível filtrar processos por data no Suap?

Sim, o Suap permite a filtragem de processos por diferentes critérios de data: por ano, por mês e até por dia, dependendo do nível de detalhamento necessário.

Para realizar o filtro, siga os passos:

Sim, o Suap permite a filtragem de processos por diferentes critérios de data: por ano, por mês e até por dia, dependendo do nível de detalhamento necessário.

Para consultar todos os processos (físicos e eletrônicos):

Acesse o menu lateral e clique em Documentos/Processos > Processos Físicos > Processos.
Na tela de Processos, localize a barra de anos (de 2008 até o ano vigente).
Clique no ano desejado. O sistema exibirá os meses disponíveis.
Clique no mês e, em seguida, no dia específico para visualizar os processos cadastrados naquela data.

Para consultar apenas processos eletrônicos (a partir de 2018 até ano vigente):

Acesse o menu lateral e clique em Documentos/Processos > Processos Eletrônicos > Processos.
Siga os mesmos passos acima para filtrar por ano, mês ou dia, considerando que os processos nato-digitais começaram a ser cadastrados a partir de 2018.

10. Como solicitar a criação ou ajuste do nome de um tipo de processo eletrônico no Suap?

Para solicitar a criação ou ajuste do nome de um tipo de processo eletrônico no Suap, é necessário abrir um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Saiba como fazer isso consultando o tutorial: Abrindo chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.

Toda solicitação dessa natureza será analisada pela Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI), que verificará:

A existência de um tipo de processo já disponível no Suap que possa atender à demanda, evitando a duplicação desnecessária;
Aspectos relacionados à classificação documental, guarda e temporalidade, garantindo conformidade com as normas vigentes.

Também, haverá validação pela área gestora responsável pela política da demanda, caso a solicitação não tenha sido feita diretamente por ela, assegurando que o novo tipo de processo seja realmente necessário, atenda às necessidades institucionais e esteja alinhado com as normativas e diretrizes vigentes.

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Dúvidas Gerais

Use CTRL+F para inserir a palavra-chave e encontrar sua dúvida, ou leia todas as perguntas e, ao encontrar a sua dúvida, clique sobre a pergunta correspondente para acessar a resposta.

1. Como defino o nível de acesso e classifico um documento nos módulos de documentos e processos eletrônicos?

Acessar o tutorial: Atribuindo o Nível de Acesso aos Documentos e aos Processos Eletrônicos. Quanto a classificação de documentos, essa atribuição está a cargo da Coordenadoria de Gestão da Informação, portanto, o servidor usuário do sistema Suap, módulo de documentos e processos não necessita se preocupar com essa classificação, apenas, deve-se atentar para o modelo de documento correto a ser utilizado, bem como, o tipo de processo correto a ser instruído.

2. Tenho poder de chefe e quero saber como atribuir o perfil a outros servidores e prestadores para operacionalizar documentos e processos eletrônicos em minha área?

As instruções detalhadas para esse procedimento são encontradas no tutorial: Atribuindo perfil para o servidor operar documentos e processos eletrônicos no Suap. Boa leitura!

3. Como solicitar e proceder com a juntada de documentos em um processo eletrônico?

As instruções detalhadas para esse procedimento são encontradas no tutorial: Realizando a Juntada de Documento em Processo Eletrônico - Suap

4. Tenho dúvidas sobre documentos e/ou processos eletrônicos e não encontrei respostas neste FAQ. Como proceder?

Caso sua dúvida persista após consultar este FAQ, recomendamos que abra um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital. Você encontrará instruções detalhadas sobre como proceder no tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital

5. É possível cadastrar terceirizados ou estagiários no Suap para auxiliar no trâmite e operação de processos eletrônicos, incluindo a criação de processos e acesso a documentos eletrônicos?

Sim. O terceirizado, prestador de serviços, deve ser cadastrado no Módulo Administração > Contratos > Prestador de Serviços. Caso seja do interesse da área, pode-se atribuir a ele o perfil necessário para operar Documentos e Processos Eletrônicos no Suap, conforme as orientações disponíveis no tutorial: Atribuindo perfil para o servidor operar documentos e processos eletrônicos no Suap.

Quanto ao estagiário, quando este recebe bolsa (estágio não obrigatório), ele é cadastrado no Sigepe e, por isso, recebe um prontuário como um servidor, sendo identificado no sistema Suap como Estagiário. Para mais informações, consulte a Portaria que regulamenta a contratação de estagiários no IFSP por meio do seguinte link: Portaria de Contratação de Estagiários - IFSP.

Assim, caso seja do interesse da área, também é possível atribuir ao estagiário os perfis necessários para operar Documentos e Processos Eletrônicos no Suap, conforme tutorial do primeiro link divulgado.

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CGI - Coordenadoria de Gestão da Informação

2024-07-15T21:03:48-03:00

Espaço: Gestão da Informação

Em destaque:

Agora, encontrar o tipo de processo certo ficou mais fácil!

Assista ao vídeo ao lado e, para saber mais, clique no link abaixo.

Acesse a matéria na íntegra.

Últimas Notícias:

11/04/2025: Melhorias no Suap:

⬇️ 1) Criação de documentos eletrônicos está mais simples: campo "Tipo de Documento" deixa de ser obrigatório e busca pelo "Modelo" passa a aceitar variações de grafia

A partir de 11 de abril de 2025, não é mais obrigatório preencher o campo “Tipo do Documento” durante o cadastro de um novo documento. O servidor pode ir diretamente para a escolha do modelo, tornando o processo mais ágil.

Outra melhoria importante é a flexibilização da busca por modelos de documentos. O sistema agora reconhece variações na grafia, como:

letras minúsculas ou maiúsculas;
ausência de acentuação ou cedilha;
pequenas diferenças de pontuação.

Com isso, não é mais necessário digitar o nome exato do modelo para encontrá-lo, o que facilita a busca.

Essas mudanças visam otimizar o fluxo de criação de documentos eletrônicos e melhorar a experiência do usuário no Suap.

⬇️ 2) Documentos eletrônicos passam a exibir epígrafe e numeração no rodapé do PDF

A partir de agora, os documentos eletrônicos assinados no Suap contam com um recurso que reforça a segurança, rastreabilidade e organização: a inserção automática da epígrafe e da numeração de páginas no rodapé do PDF gerado.

Na prática, isso significa que, mesmo que na visualização direta, dentro do processo no sistema, o documento seja tratado como uma única página — e, portanto, a numeração ainda não apareça visivelmente —, a novidade está no fato de que, ao gerar o PDF, o sistema passa a incluir automaticamente no rodapé a epígrafe completa (com número do documento, setor emissor e data), além da numeração das páginas, em conformidade com práticas já consolidadas em sistemas como o SEI (Sistema Eletrônico de Informações).

Essa atualização representa um ganho importante para quem precisa imprimir, arquivar ou encaminhar documentos, garantindo que cada página esteja devidamente identificada. Com a epígrafe e a numeração presentes em todas as páginas, torna-se muito mais fácil manter a integridade do documento e evitar confusões na organização de processos fora do ambiente digital.

CGI - Origem, Estrutura e Atribuições

Origem:

Em maio de 2024, a Coordenadoria do Escritório de Processos (CEPR-PRD) foi reestruturada, dando origem à Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI). Essa transformação transferiu para a CGI-DDI a responsabilidade pela gestão do Módulo de Documentos e Processos Eletrônicos do Suap, além de outras funções essenciais ligadas à gestão da informação. A CGI-DDI é supervisionada pela Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DDI-PRD). As atribuições regimentares da CGI estão definidas no Art. 34 do Regimento da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional (PRD).

Estrutura:

Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional – PRD

↳ Diretoria de Desenvolvimento Institucional – DDI-PRD

↳ Coordenadoria de Gestão da Informação – CGI-DDI

Coordenadora: Janaina Zaffani – Arquivista

Servidores:

Camila Pinho de Oliveira – Assistente em Administração
Regiani A da Silva – Administradora

Contatos:

E-mail: cgi [AT] ifsp [DOT] edu [DOT] br
Central de Serviços do IFSP Digital: Para abrir chamados de suporte relacionados aos Módulos de Documentos e Processos Eletrônicos do Suap, siga as instruções no Tutorial – Abrindo Chamado na Central de Serviços – IFSP Digital.

*REGIMENTO PRD/RET-IFSP - 08/08/2024*

Art. 34. A Coordenadoria de Gestão da Informação tem como objetivo a organização da informação da instituição com a estruturação das políticas internas para a identificação e análise das informações a partir de sua aquisição, custódia e distribuição em sua melhor disposição, através de cumprimento do seu ciclo de vida. São atribuições desta coordenação:

1. Planejar a gestão da informação e documentação, estabelecendo e administrando políticas de gestão da informação e documentação;

A CGI é responsável por coordenar a criação e atualização de políticas de gestão da informação, adaptadas às necessidades de todas as áreas do IFSP. Essas políticas devem estabelecer diretrizes claras sobre o manejo da informação, assegurando sua acessibilidade, segurança e um fluxo eficiente entre os setores. Embora a CGI defina essas políticas gerais. Resumindo: A CGI tem o papel de planejar e estabelecer políticas gerais para a gestão da informação na instituição, com foco na acessibilidade e segurança dos dados.

2. Estabelecer diretrizes de gestão de segurança da informação no que tange a análise arquivística;

A CGI é responsável por definir diretrizes e políticas de segurança da informação voltadas para a análise arquivística, assegurando que a integridade e a proteção da informação sejam mantidas durante todo o ciclo de vida dos documentos. Essas diretrizes devem levar em consideração as características específicas de cada área, garantindo que as informações sejam protegidas contra acessos não autorizados e riscos de perda ou comprometimento. Resumindo: A CGI define as políticas de segurança para proteger os documentos arquivísticos.

3. Estabelecer padrões para a produção de documentos e processos;

Definir normas e diretrizes para a produção de documentos e processos administrativos e acadêmicos. Isso inclui colaborar com as áreas envolvidas para desenvolver guias metodológicos que detalhem como os documentos devem ser estruturados, assegurando que todos sigam uma formatação unificada e coerente, facilitando a interpretação e o trâmite dentro da instituição. Resumindo: Este item se concentra na criação de um conjunto de normas e diretrizes para a elaboração de documentos e processos. A CGI atua no desenvolvimento de metodologias gerais, que orientam como cada área deve estruturar seus documentos de forma padronizada.

4. Gerenciar documentos arquivísticos;

A CGI é responsável por gerenciar o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, assegurando que os procedimentos de organização, armazenamento e tramitação desses documentos sejam cumpridos de acordo com as normas estabelecidas. No entanto, as decisões sobre avaliação, destinação, guarda permanente ou eliminação dos documentos são de responsabilidade da COPAD, que segue a legislação vigente, como o Decreto Federal nº 4.073/2002 e a Resolução nº 40 do CONARQ. Resumindo: Este item foca no gerenciamento de documentos arquivísticos. A CGI garante que os documentos sejam corretamente produzido e geridos ao longo de seu ciclo de vida, enquanto que a destinação final dos documentos é realizada pela COPAD.

5. Produzir documentos, elaborando formas de apresentação das informações padronizadas;

Inserir no sistema Suap os modelos de documentos eletrônicos que serão utilizados pelos usuários. Esses modelos garantem a padronização do formato e da estrutura dos documentos. As áreas gestoras do negócio são responsáveis pelo conteúdo dos documentos, enquanto a CGI garante que os formatos respeitem as diretrizes estabelecidas, facilitando o uso pelos diferentes setores. Resumindo: A CGI é responsável por disponibilizar os modelos eletrônicos prontos para uso pelos usuários, enquanto o conteúdo do documento final é gerido por cada área.

6. Gerenciar as informações classificadas quanto ao seu grau de sigilo;

Assessorar as áreas na gestão e no armazenamento de informações (classificação de privacidade), garantindo que os procedimentos técnicos para a proteção de dados pessoais e sensíveis sejam corretamente implementados. A CGI atua no suporte técnico e na aplicação de medidas de segurança da informação, enquanto a CGPD é responsável pela supervisão da conformidade com a LGPD. Resumindo: A CGI cuida da implementação técnica dos procedimentos de proteção de dados pessoais e sensíveis, enquanto a CGPD é responsável por orientar e supervisionar o tratamento desses dados, conforme as exigências legais.

7. Promover o trâmite da informação e documentação com procedimentos padronizados;

Desenvolver e implementar procedimentos de tramitação que assegurem que a informação e os documentos fluam de maneira uniforme entre as áreas, estabelecendo pontos de controle desde a criação do documento até o seu destino final. A CGI cuida da padronização técnica dos fluxos de tramitação, garantindo a eficiência do processo. Resumindo: A CGI desenvolve e mantém os fluxos de tramitação técnica dos documentos.

8. Orientar a avaliação da informação e documentação aplicando a Tabela de Temporalidade;

A CGI é responsável por cadastrar no sistema Suap os códigos de temporalidade para guarda e destinação, garantindo que essas informações já estejam associadas aos tipos de processos e documentos. Resumindo: A CGI cuida da parte técnica, cadastrando e associando os códigos de temporalidade aos processos e documentos no sistema Suap.

9. Orientar o arquivamento da informação e da documentação, destinando-a com base na avaliação;

A CGI é responsável por assegurar que os tipos de processos e documentos estejam corretamente classificados no sistema Suap, de acordo com a tipologia ao qual estão relacionados, aplicando os códigos de classificação conforme as regras do CONARQ. Além disso, a CGI é encarregada por inserir no sistema as orientações fornecidas pelas áreas de negócios para a abertura de processos, que visam esclarecer os usuários sobre as motivações para a abertura de determinado processo, os documentos necessários e, em alguns casos, para onde o processo deve ser tramitado. Resumindo: A CGI garante a indicação correta da classificação dos processos no Suap e colabora com as áreas de negócios, inserindo orientações sobre a autuação de processos, esclarecendo quais documentos são necessários e as motivações para sua abertura.

10. Orientar sobre o repositório oficial do IFSP;

A CGI é responsável por implementar melhorias no portal institucional para garantir que toda a informação relevante esteja acessível de maneira organizada e eficiente, promovendo a transparência e facilitando o acesso a informações importantes. Além disso, a CGI oferece suporte aos usuários por meio de FAQ, tutoriais e da Central de Atendimento do IFSP Digital, que gerencia os chamados de dúvidas e sugestões de melhorias sobre documentos e processos eletrônicos, bem como questões relacionadas à segurança e transparência dos dados. Esses recursos são essenciais para esclarecer dúvidas e garantir o uso correto do sistema, assegurando que os processos sejam transparentes e seguros. Resumindo: A CGI não só promove o acesso à informação através do portal institucional, mas também disponibiliza canais de suporte, como FAQ, tutoriais e a Central de Atendimento do IFSP Digital para dúvidas específicas, melhorando a experiência do usuário e fortalecendo a transparência no uso do sistema único e na classificação de privacidade.

11. Promover o acesso à informação através dos portais institucionais; e

12. Monitorar a gestão da informação corporativa.

A CGI é responsável por avaliar continuamente a implementação das políticas de gestão da informação em todas as áreas do IFSP. Isso inclui propor melhorias e ajustar os procedimentos de automação para garantir que a gestão da informação estruturada seja eficiente e segura. A CGI também monitora o desempenho do sistema único, assegurando que ele esteja alinhado com as diretrizes de privacidade, acessibilidade e transparência, segundo as normas em vigor. A CGI trabalha alinhada com as comissões de Dados Abertos (CPDA), Avaliação Documental (COPAD) e Análise e Implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (CGPD), para garantir as boas práticas de aplicação da ciência da informação. Resumindo: A CGI tem a função de monitorar e aprimorar constantemente as práticas de gestão da informação, garantindo que o sistema único esteja funcionando de forma otimizada, em conformidade com as diretrizes de privacidade e automação, enquanto coordena com outras comissões para assegurar a conformidade com as normas nacionais.

CGI - Canvas

O CANVAS é uma ferramenta de planejamento estratégico que permite visualizar e estruturar os elementos essenciais de um modelo de negócio em um único quadro. Foi criado por Alexander Osterwalder e Yves Pigneur, e seu objetivo é ajudar a identificar e organizar as atividades-chave, os recursos, as parcerias, os canais de comunicação, as fontes de receita e a proposta de valor, entre outros aspectos que contribuem para o funcionamento de uma organização ou instituição. É amplamente utilizado em empresas privadas e públicas para alinhar estratégias e otimizar processos.

CGI - Atos Normativos e Legislação

Portaria Normativa nº 113/2024 - IFSP, de 11 de dezembro de 2024: Institui a Política de Controle de Acesso do Módulo Documentos e Processos do Sistema Unificado de Administração Pública (Suap) no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP).

Portaria Normativa Nº 109/2024 - IFSP, de 8 de agosto de 2024: Aprova o Regimento Geral da Reitoria e dos campi do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo - IFSP. Revoga a Portaria Normativa IFSP no 108, de 25 de julho de 2024.

Portaria Normativa N.º 54/2022 - RET/IFSP, de 30 de maio de 2022: Regulamenta a criação e o uso de Documentos e Processos Eletrônicos no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo e define as melhores práticas. Revoga a Portaria Normativa RET/IFSP.

Decreto n.º 8.539, de 8 de outubro de 2015: Dispõe sobre o uso do meio eletrônico pelos órgãos federais.

Portaria Interministerial Nº 1.677, de 7 de outubro de 2015: Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Portaria 1.224, de 18 de dezembro de 2013 (MEC): Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.

Resolução nº 45, de 14 de fevereiro de 2020: Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades Meio.

CGI - Histórico de Notícias

1. Criação da Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI

Assumindo os serviços de estruturação/gestão afetos ao IFSP-Digital (Documentos e Processos Eletrônicos), bem como, outros assuntos ligados à gestão da informação, conforme especificado acima - REGIMENTO PRD/RET-IFSP - 22/07/2024 - foi criada em 03/06/2024 a Coordenadoria de Gestão da Informação - CGI-DDI, subordinada à Diretoria de Desenvolvimento Institucional - DDI-PRD.

2. Ativação da Consulta Pública Inteiro Teor para os Processos Eletrônicos do IFSP

Considerando o Ofício nº 000.439/2021-SECEXEDUCAÇÃO, que comunica a determinação do Acórdão 484/2021 – TCU - para consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos mediante ferramenta de transparência ativa e o Comunicado Nº 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP segue o link que relaciona os tipos de processos que já estão com data cadastrada para disponibilização de Consulta Pública Inteiro Teor.

As orientações para autuação do processo eletrônico estão disponíveis no SUAP no momento de sua abertura.

3. Projeto - Reclassificação dos Tipos de Processos do IFSP (Conarq 2020) - 2024

Desde novembro de 2022, o Escritório de Processos (EP) – e a partir de junho de 2024, sob a responsabilidade da Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI) – vem revisando os tipos de processos do IFSP, visando sua adequação ao Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das atividades meio do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. O projeto também contempla a adaptação ao Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades–fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES.

Para isso, conta com a participação essencial das áreas gestoras, responsáveis pelos procedimentos que demandam a abertura de processos.

Em setembro de 2024, a CGI finalizou a atribuição dos códigos de classificação para todos os tipos de processos ativos no Suap.

A partir de outubro/2024, a manutenção dos tipos de processos no Suap será constante. A CGI-DDI já iniciou um novo ciclo de conversas com as áreas gestoras, sempre com o objetivo de realizar uma revisão detalhada dos tipos de processos no Suap. O foco desta etapa está no cadastro de orientações para a correta abertura de processos e no cadastro da área do primeiro trâmite.

CGI - Solicitações de Aprimoramentos no Suap

Acompanhamento de Demandas no Sistema SUAP – Módulo de Documentos e Processos Eletrônicos (Atualizado até 30/09/2024) Coordenação de Gestão da Informação (CGI) é responsável por intermediar as solicitações de melhorias, novas funcionalidades e correções de bugs junto à área de TI, com foco no Módulo de Documentos e Processos Eletrônicos do sistema SUAP. O andamento dessas demandas pode ser acompanhado na tabela: CGI / IFSP Digital - Prioridades de Desenvolvimento para a TI.

As atualizações são realizadas periodicamente, assegurando a eficiência na gestão das informações, além de proporcionar maior transparência e controle sobre os processos.

CGI - Comunicados

4. COMUNICADO CONJUNTO Nº 1/2025 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP / OUV-RET/RET/IFSP - Publicação da Portaria Normativa nº 113/2024, de 11/12/2024 – Política de Controle de Acesso no Suap.

3. COMUNICADO Nº 3/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP - Processos Eletrônicos no SUAP: Exigência de Documento Anexado para Proceder com Tramitação Observação: Devido a limitações da plataforma Google Drive, os link internos presentes neste Comunicado podem não funcionar corretamente. Para acessá-los clique nos links abaixo:

2. COMUNICADO Nº 2/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP Migração dos processos para o tipo adequado. Reiterando a comunicação feita, por e-mail, em 29/08/2024, a Coordenadoria de Gestão da Informação, no uso de suas atribuições, informa que, para fins de gestão documental, consulta pública e privacidade de dados, todos os processos que constam no campo assunto as terminologias: "justificativa de faltas", justificativa de ausência", "compensação de faltas" e similares referentes a discentes serão transferidos (migrados) para o tipo: Ensino: Diário de Classe - Frequência e Nota (Faltas) As áreas de interesse do IFSP (educacionais [AT] ifsp [DOT] edu [DOT] br) foram comunicadas em 13/09/2024, por e-mail da coordenadora da CGI. Observação: Devido a limitações da plataforma Google Drive, o link interno presente neste Comunicado pode não funcionar corretamente. Para acessar o Tutorial - Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital - CGI - ", utilize este caminho: [Link para o Tutorial].

1. COMUNICADO Nº 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP - Proteção de Dados Pessoais / Sensíveis - Diretrizes do TCU para o atendimento ao Acórdão 484/2021 - TCU - Plenário (Conforme reunião do Pró-reitor de Desenvolvimento Institucional com auditores do TCU em julho/2023). Face a mudança de plataforma da ouvidoria do governo federal - de SIC para Fala.BR, estamos atualizando o COMUNICADO N.º 3/2023 - CPGID/RET/IFSP de 08/12/2023: com o COMUNICADO N.º 1/2024 - CGI-DDI/DDI-PRD/PRO-PRD/RET/IFSP As áreas do IFSP foram comunicadas em 11/07/2024, por e-mail da coordenadora da CGI.

CGI - Tutoriais & Cursos

Tutoriais do Suap - Sistema Unificado de Administração Pública:

1. Documentos Eletrônicos: módulo para a criação de documentos nato digitais utilizando-se padrões definidos (Modelos de Documentos Eletrônicos).

1.1. Tutoriais Documentos Eletrônicos

2. Processos Eletrônicos: módulo para a criação de processo eletrônico e realização de seu trâmite digital.

2.1. Tutoriais Processos Eletrônicos Acesse todos os tutoriais na estante Gestão da Informação - CGI em Manuais.IFSP.

Cursos

1. Curso de Formação de Gestores Acesse o material completo e saiba como a CGI impacta positivamente as operações e a gestão no IFSP!

2. Tipos de Processos Eletrônicos e Consulta Pública Inteiro Teor - Capacitação ministrada em 18/11/2024 para a PRX-RET e CEX dos Campi.

2.1. Material em PDF

2.2. Assista a Videoaula.

CGI - Histórico

1. Coordenadoria do Escritório de Processos (CEPR-PRD) - IFSP-Digital

Com a entrada em operação no Suap – Sistema Unificado de Administração Pública dos Módulos de Documentos e Processos Eletrônicos, o IFSP atende ao Decreto n.º 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Para planejar, articular, implantar e gerenciar as diversas ações do projeto, por meio da Portaria n.º 2.059/2017, foi constituído o Núcleo Gestor do Projeto IFSP Digital - NGPID.

Vídeo de apresentação do IFSP Digital - Professor Palladino

Em 26/08/2021 a Portaria 4.772 revogou a 2.059/2017, com a mudança dos membros.

Em 12 de julho de 2022 – publicada a Portaria Nº 3929/IFSP, que constituiu a Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital – CPGID e revogou a Portaria 4772 de 26 de agosto de 2021, estabeleceu a competência do CPGID no âmbito do IFSP e designou os membros.

*No final de junho/2024 a CEPR foi extinta - dando lugar à: Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI-DDI) e Coordenadoria de Planejamento e Apoio à Governança (CPAG -DDI)

Saiba mais clicando Aqui.

2. Trabalhos da Comissão de Governança do IFSP Digital - CPGID

A Comissão de Governança do IFSP Digital - CPGID foi constituída com as finalidades:

Planejar, alinhar e acompanhar ações estratégicas na gestão de documentos e processos eletrônicos;
Normatizar as ações relacionadas a documentos e processos eletrônicos;
Atender às demandas de órgão externos e legislações relacionadas a documentos e processos eletrônicos;
Orientar o público interno e externo do IFSP nos procedimentos relacionados a documentos e processos eletrônicos do IFSP, consultando instâncias superiores e comissões pertinentes.

Em 6 de junho de 2024, a Portaria nº 3019 do IFSP oficializou a extinção da Comissão Permanente de Governança do IFSP Digital (CPGID).

Todo o material desenvolvido por esta comissão será mantido arquivado no processo eletrônico nº 23305.013629.2021-23 e continuará disponível para consulta neste portal.

Este acervo inclui documentos importantes que detalham as operações e as iniciativas geridas pela CPGID ao longo de sua existência.

Conheça todo o trabalho realizado por esta comissão clicando Aqui.

CGI - Consulta Pública Processos

Você, cidadão, que necessita acessar processos administrativos do IFSP, como licitações e outros temas de interesse público envolvendo recursos públicos, pode realizar a consulta diretamente no Sistema SUAP. Para isso, basta clicar no botão abaixo:

Caso necessite de maiores esclarecimentos, ler as instruções disponíveis no Tutorial: Consulta Pública de Processos Eletrônicos do IFSP no SUAP.

CGI - FAQ

Acesse o nosso FAQ - Perguntas Frequentes para esclarecer dúvidas sobre documentos e processos eletrônicos do Sistema Suap. Caso não encontre a resposta que procura, abra um chamado na Central de Serviços do IFSP Digital.

Para saber como abrir um chamado, consulte o tutorial: Abrindo Chamado na Central de Serviços para Suporte do IFSP Digital.